Selçuklu Belediyesi, belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, iletilmesi, arşivlenmesini sağlamak, kurum içi ile kurum dışı yazışmaları hızlandırmak amacıyla elektronik belge yönetim sistemi ve elektronik imza uygulamasını başlattı.
1 Ocak 2014 tarihinden itibaren belediye içerisindeki tüm birimler ile ilgili iç ve dış yazışma işlemleri otomasyon üzerinden gerçekleşiyor. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile elektronik ortamda hazırlanan evraklar, güvenli elektronik imza ile imzalanıyor ve dolaşıma sunuluyor. Evrakların elektronik ortamda üretilmesi ve iletilmesi birimler arası iletişimin daha hızlı olmasını ve bürokratik işlemlerde geçen zaman kaybını en aza indiriyor. Bu sayede emek, zaman ve kırtasiye israfının önüne geçiliyor.
Selçuklu Belediyesi’nden yapılan açıklamada, “Resmi yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanan evrak ve eklerini içeren tüm belgeler ve dokümanlar elektronik ortamda oluşturuluyor ve dolaşıma sunuluyor. Bu sayede evrakların hızlı dolaşımı sağlanıyor, bürokratik işlemlerde geçen zaman kaybı en aza indiriliyor. 23 Ocak 2004 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren “5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na" uygun olarak elektronik ortamda üretilen tüm dokümanlar, imzalanarak belge vasfını kazanıyor. Elektronik imza, kanunen ıslak imzanın taşıdığı tüm hak ve sorumlulukları kapsıyor. Üretilen tüm evraklar sistem tarafından elektronik olarak Saklama Planlarına uygun şekilde arşivleniyor” denildi.
Tüm kurumların elektronik belge yönetim sistemini kullanmaya başlanması halinde kurumlarla tam bir entegrasyon sağlanabilecek, bu sayede kurumlar arası iletişim elektronik ortamda anlık olarak gerçekleştirilebilecek. Evraklar elektronik ortamda hazırladığı için daha hızlı, daha güvenli transferi sağlanacak ve posta işlemlerine gerek duyulmayacak. Kurumda işlem yaptıran kişi ve kurumlar işlemlerinin her aşamasını elektronik ortamda takip edebilecekler. Arşivleme elektronik ortamda yapılacağından gerekli olan tüm materyaller (dolaplar, dosyalar, arşiv odası, vs...) azalacak ve evrakların kaybolması, yıpranması, ulaşılamaz hale gelmesi gibi sorunlar yaşanmayacak.
